SIAP Logo
Beranda

MODUL SIAP

PSB Otomatisasi pendaftaran siswa baru, verifikasi berkas online, hingga seleksi dan pengumuman hasil kelulusan secara real-time. SDM Kelola data guru dan staf, pendataan riwayat mengajar, penilaian kinerja, serta manajemen penggajian secara terintegrasi. Absensi Pencatatan kehadiran guru dan siswa akurat via sistem digital, dilengkapi laporan otomatis dan notifikasi ke orang tua. Keuangan Kemudahan transaksi pembayaran SPP, integrasi payment gateway, serta penyusunan laporan keuangan sekolah yang transparan. Arsip Penyimpanan dokumen digital sekolah aman, terorganisir rapi, serta mudah dicari kapan saja sesuai dengan hak akses pengguna.

MODUL MOBILE

Mobile SIAP Aplikasi smartphone untuk wali murid dan guru guna memantau nilai, jadwal, serta pengumuman penting sekolah setiap hari. Mobile Kantin Sistem transaksi nontunai di kantin sekolah yang memudahkan pemesanan makanan serta pemantauan uang saku harian siswa.
Lihat SIAP Ekosistem Selengkapnya
Harga Vidio Artikel Tentang Siap
Masuk Dashboard
Informasi Legalitas

Kebijakan Privasi SIAP

Kebijakan ini disusun dengan mematuhi ketentuan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) serta peraturan perundang-undangan terkait lainnya.

1. Definisi dan Kedudukan Hukum

  • Pengendali Data Pribadi (Data Controller): Institusi, yayasan, atau lembaga pendidikan yang menentukan tujuan dan mengendalikan pemrosesan Data Pribadi.
  • Prosesor Data Pribadi (Data Processor): Pihak yang memproses Data Pribadi atas nama Pengendali Data Pribadi sesuai dengan instruksi dan ketentuan yang berlaku.
  • Subjek Data Pribadi: Orang perseorangan yang Data Pribadinya diproses dalam ekosistem SIAP, termasuk siswa/santri, orang tua/wali, pendidik, staf/pegawai, dan pengurus.
  • SIAPHub: Portal integrasi identitas dan autentikasi terpusat (Single Sign-On / SSO) untuk mengakses modul-modul SIAP.
  • Admin Institusi: Pihak yang berwenang mengelola akun dan data pengguna dalam lingkup institusinya.
  • CV CM Centre: Pihak pengelola layanan SIAP yang menangani pengelolaan pada tingkat sistem sesuai dengan kewenangannya.


 

2. Kategori Data Pribadi yang Dikumpulkan

Data Pribadi yang dikumpulkan dalam ekosistem SIAP dikelompokkan berdasarkan jenis dan tujuan pemrosesannya sebagai berikut:

A. Data Pribadi Umum

  • Identitas: Nama lengkap, NISN, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, dan foto.
  • Kontak: Alamat email, nomor telepon/WhatsApp, dan kontak darurat.
  • Akun dan Aktivitas Sistem: Username, kata sandi dalam bentuk hash, token autentikasi, log aktivitas login, alamat IP, serta informasi teknis perangkat dan peramban.

B. Data Pribadi yang Bersifat Spesifik atau Memerlukan Perlindungan Khusus

  • Dokumen Kependudukan: NIK, nomor Kartu Keluarga, akta kelahiran, dan identitas orang tua/wali atau pegawai.
  • Data Keuangan: NPWP, nomor rekening, bukti pembayaran, status tagihan pendidikan, serta data penggajian dan tunjangan.
  • Data Kepegawaian: Nomor BPJS, riwayat pendidikan dan jabatan, SK pengangkatan, serta data presensi termasuk lokasi atau foto jika digunakan.
  • Data Kesehatan: Golongan darah, riwayat alergi, disabilitas, atau kebutuhan khusus yang relevan untuk keperluan pendidikan dan pertolongan pertama.

Pengumpulan dan pemrosesan Data Pribadi dilakukan sesuai kebutuhan layanan, tujuan yang telah ditetapkan, serta ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

3. Cara Pengumpulan Data

Data Pribadi dalam ekosistem SIAP dikumpulkan melalui cara-cara berikut:

  • Penyerahan oleh Subjek Data atau Wali: Melalui pengisian formulir pendaftaran pada modul PSB dan pembaruan data melalui portal SIAPHub.
  • Pencatatan oleh Institusi: Melalui entri data oleh petugas yang berwenang serta pengunggahan dokumen administrasi, kepegawaian, keuangan, dan arsip ke modul terkait.
  • Pengumpulan Otomatis oleh Sistem: Melalui pencatatan alamat IP, jenis peramban, sistem operasi, waktu akses, log aktivitas, serta rekonsiliasi transaksi pembayaran dari mitra terkait.

Pengumpulan Data Pribadi dilakukan sesuai kebutuhan layanan, tujuan pemrosesan, kewenangan pihak terkait, dan ketentuan pelindungan Data Pribadi yang berlaku.

4. Tujuan Pemrosesan Data

Data Pribadi diproses untuk mendukung kebutuhan operasional, administratif, dan pelayanan institusi dalam ekosistem SIAP, dengan tujuan sebagai berikut:

  • Modul PSB: Mengelola pendaftaran, verifikasi berkas, seleksi, dan pengumuman penerimaan siswa/santri baru.
  • Modul SDM: Mengelola administrasi kepegawaian, presensi, evaluasi kinerja, serta penggajian.
  • Modul Keuangan dan Jurnal: Mengelola tagihan, pembayaran, pencatatan akuntansi, dan laporan keuangan.
  • Modul Arsip: Menyimpan dan mengelola dokumen serta arsip digital institusi.
  • Modul SIAPHub: Menyediakan autentikasi terpusat (SSO), pengaturan hak akses pengguna, dan mendukung keamanan akun serta sistem.

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan sesuai tujuan yang ditetapkan, kewenangan masing-masing pihak, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

5. Dasar Hukum Pemrosesan (Sesuai UU PDP)

Pemrosesan Data Pribadi dalam ekosistem SIAP dilakukan berdasarkan satu atau lebih dasar hukum sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pemrosesan, meliputi:

  • Persetujuan yang Sah: Persetujuan eksplisit dari Subjek Data Pribadi untuk tujuan pemrosesan tertentu.
  • Pelaksanaan Perjanjian: Pemrosesan yang diperlukan untuk memenuhi perjanjian layanan pendidikan atau hubungan kerja.
  • Kewajiban Hukum: Pemrosesan untuk memenuhi kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan, seperti perpajakan dan pelaporan pendidikan.
  • Kepentingan Vital: Pemrosesan yang diperlukan untuk melindungi kepentingan vital Subjek Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku.
  • Kepentingan Umum atau Kewenangan Hukum: Pemrosesan untuk melaksanakan tugas atau kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan.
  • Kepentingan yang Sah: Pemrosesan untuk kepentingan yang sah dengan mempertimbangkan tujuan, kebutuhan, serta keseimbangan dengan hak Subjek Data Pribadi.

6. Privasi Anak di Bawah Umur (Khusus PSB)

  • Pemrosesan Data Pribadi calon siswa/santri yang masih berstatus anak dilakukan secara khusus dan wajib memperoleh persetujuan orang tua dan/atau wali yang sah sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
  • Institusi bertanggung jawab memastikan persetujuan tersebut diperoleh serta Data Pribadi anak dikumpulkan dan digunakan sesuai tujuan pendaftaran dan layanan pendidikan.

7. Pengungkapan dan Pembagian Data ke Pihak Ketiga

Data Pribadi dapat dibagikan kepada pihak ketiga sesuai tujuan pemrosesan, dasar hukum yang sah, dan ketentuan pelindungan Data Pribadi yang berlaku, meliputi:

  • Mitra Perbankan dan Payment Gateway: Untuk pemrosesan dan rekonsiliasi pembayaran pendidikan.
  • Penyedia Infrastruktur: Untuk penyimpanan dan pengelolaan data pada layanan cloud, server, dan database.
  • Layanan Notifikasi: Untuk pengiriman informasi melalui SMS, WhatsApp, atau email.
  • Instansi Pemerintah dan Penegak Hukum: Untuk memenuhi kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Setiap pihak yang terlibat wajib menjaga kerahasiaan dan keamanan Data Pribadi sesuai peran serta tanggung jawabnya. Pemrosesan oleh penyedia layanan dilakukan berdasarkan kewenangan, perjanjian, dan instruksi yang berlaku.

8. Keamanan Data

SIAP menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional untuk melindungi Data Pribadi dari akses tidak sah, kehilangan, perubahan, atau pengungkapan yang tidak semestinya, meliputi:

  • Keamanan Data: Perlindungan data selama transmisi dan penyimpanan sesuai dengan mekanisme keamanan yang diterapkan.
  • Kontrol Akses: Pembatasan akses berdasarkan peran dan kewenangan. Admin institusi hanya dapat mengelola akun dan data dalam lingkup institusinya.
  • Jejak Audit (Audit Trail): Pencatatan aktivitas penting untuk mendukung pemantauan dan penelusuran perubahan data.
  • Pencadangan Data (Backup): Pencadangan sesuai kebijakan operasional untuk mendukung pemulihan data.

Setiap pihak wajib menjaga kerahasiaan Data Pribadi dan menggunakan akses sesuai kewenangannya. Apabila terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, penanganan dan pemberitahuan dilakukan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

9. Retensi dan Penghapusan Data

Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pemrosesan atau sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan jadwal retensi yang berlaku.

  • Data Keuangan dan Jurnal: Disimpan sesuai ketentuan retensi dokumen keuangan dan peraturan perundang-undangan.
  • Data Arsip dan Riwayat Kelulusan: Disimpan sesuai jadwal retensi arsip dan kebutuhan legal institusi.
  • Data Kepegawaian (SDM): Disimpan sesuai kebutuhan administrasi ketenagakerjaan dan ketentuan retensi yang berlaku.
  • Data PSB yang Tidak Diterima: Dihapus atau dianonimkan setelah masa retensi berakhir, sepanjang tidak ada kewajiban hukum untuk menyimpannya.

Mekanisme Penghapusan:

  • Akun pengguna: Permohonan penghapusan akun pengguna dalam suatu institusi ditangani oleh admin institusi yang bersangkutan.
  • Akun pengelola institusi: Ditangani berdasarkan kewenangannya. Penghapusan akun pengelola tidak secara otomatis menghapus institusi.
  • Institusi: Permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP ditangani melalui CV CM Centre sesuai prosedur yang berlaku.

Penghapusan akun tidak selalu berarti seluruh data terkait langsung dimusnahkan. Permohonan ditinjau berdasarkan kewenangan pemohon, tujuan pemrosesan, dan kewajiban penyimpanan data sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Hak-Hak Subjek Data Pribadi

Berdasarkan UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut:

  • Hak Akses: Mengetahui dan meminta salinan Data Pribadi Anda yang tersimpan di sistem.
  • Hak Perbaikan: Memperbarui atau membetulkan data yang tidak akurat melalui portal SIAPHub atau melalui admin institusi.
  • Hak Penghapusan / Pemusnahan: Meminta penghapusan Data Pribadi atau akun, dengan catatan hak ini dapat dibatasi apabila data tersebut wajib disimpan berdasarkan hukum (misalnya data transaksi pada modul Keuangan & Jurnal, atau buku induk di Arsip). Tata cara dan syarat penghapusan diatur lebih lanjut dalam Halaman Ketentuan Hapus Akun
  • Hak Penarikan Persetujuan: Menarik persetujuan pemrosesan Data Pribadi yang sebelumnya diberikan, sejauh tidak membatalkan pemenuhan kewajiban kontrak atau hukum yang sedang berjalan.

11. Penggunaan Cookies dan Penyimpanan Lokal

SIAP menggunakan cookies dan penyimpanan lokal peramban (localStorage/sessionStorage) untuk mendukung fungsi layanan, meliputi:

  • Sesi Login: Mempertahankan status autentikasi pengguna pada SIAPHub.
  • Keamanan: Mendukung pengamanan sesi dan perlindungan terhadap serangan seperti Cross-Site Request Forgery (CSRF).
  • Preferensi Pengguna: Menyimpan pengaturan tampilan dan preferensi antarmuka.

SIAP tidak menggunakan cookies pelacakan pihak ketiga untuk iklan bertarget. Penggunaan cookies dan penyimpanan lokal dilakukan sesuai kebutuhan layanan serta ketentuan pelindungan data yang berlaku.

12. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan SIAP, kebijakan operasional, atau ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Setiap perubahan akan diumumkan melalui SIAPHub atau kanal komunikasi resmi lainnya, disertai tanggal pembaruan. Pengguna disarankan untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala agar mengetahui perubahan yang berlaku.

13. Kontak dan Pengaduan Data Pribadi

Subjek Data Pribadi dapat mengajukan pertanyaan, permintaan, atau pengaduan terkait pemrosesan dan pelindungan Data Pribadi melalui kanal resmi berikut:

Petugas Pelindungan Data (DPO) / Administrator SIAP:

  • Email: cicalengkamultimedia@gmail.com
  • Alamat: Babakan Peuteuy, Kec. Cicalengka, Kabupaten Bandung, Jawa Barat 40395
  • Kanal Bantuan: Menu Bantuan pada portal SIAPHub

Untuk permintaan terkait akun atau Data Pribadi pengguna dalam suatu institusi, pengguna dapat menghubungi admin institusi masing-masing. Sementara itu, permintaan terkait pengelolaan institusi pada tingkat sistem SIAP dapat disampaikan melalui CV CM Centre.

Setiap permintaan atau pengaduan akan ditinjau dan ditangani sesuai kewenangan, prosedur yang berlaku, serta ketentuan perundang-undangan tentang pelindungan Data Pribadi.